A. Mindestangaben (formelle Wirksamkeit) Damit die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, muss sie für einen durchschnittlichen Mieter aus sich heraus nachvollziehbar Folgendes enthalten (je Kostenart getrennt): Abrechnungszeitraum Ein durchgehender 12-Monats-Zeitraum (z. B. 01.01.–31.12.2024). Zugang der Abrechnung spätestens 12 Monate nach Periodenende. Gesamtkosten je Kostenart Zusammenstellung der Gesamtbeträge (z. B. Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Müll, Hausreinigung usw. – i. S. d. BetrKV). Keine bloße Salden/„Rundsummen“ ohne Kostenauflösung. Umlageschlüssel je Kostenart Nennung des verwendeten Verteilerschlüssels (z. B. Wohnfläche, Personenzahl, Einheiten, Verbrauch). Bei Flächenschlüssel: Angabe der Gesamtfläche der Abrechnungseinheit und der Wohnfläche der Mieterwohnung (damit die Quote rechnerisch überprüfbar ist). Bei Verbrauch: Benennung des Maßstabs (z. B. kWh/m³/Heizkostenverteiler-Einheiten). Berechnung des Mieteranteils Rechenweg vom Gesamtbetrag über den Schlüssel bis zum Mieteranteil muss erkennbar sein (Quote oder Rechenformel). Abzug der Vorauszahlungen Ausweis der geleisteten Vorauszahlungen im Abrechnungszeitraum (Jahressumme genügt). Abrechnungssaldo Guthaben/Nachzahlung als Ergebnis (mit Datum/Zahlweg empfehlenswert; rechtlich keine Pflicht zur „Fälligkeitsklausel“, aber sinnvoll). Wichtig: Für die formelle Ordnungsmäßigkeit nicht erforderlich sind: Belegekopien, Unterschrift, detaillierte Einzelrechnungen oder Erläuterungen, sofern die oben genannten Mindestangaben vollständig und nachvollziehbar sind. Belege müssen aber zur Einsicht bereitgehalten werden. B. Weitere formelle Grundsätze / typische Fallstricke Abrechnungseinheit eindeutig: nur die tatsächlich gemeinsam bewirtschaftete Einheit abrechnen; keine Vermischung verschiedener Liegenschaften. Gliederung/Transparenz: klare Struktur, getrennte Kostenarten, keine „Sammelpositionen“ ohne Aufschlüsselung. Fristversäumnis (§ 556 III S. 2 BGB): Geht die Abrechnung zu spät zu, sind Nachforderungen ausgeschlossen (Ausnahme: Vermieter kein Verschulden). Guthaben bleibt stets auszukehren. Nutzerwechsel im Jahr: zeitanteilige/verbrauchsanteilige Abgrenzung muss erkennbar sein (Zwischenablesung/Schätzung angeben). Nicht umlagefähige Kosten (z. B. Instandsetzung, Verwaltung) dürfen gar nicht als Betriebskosten erscheinen—ansonsten materieller Fehler (formelle Wirksamkeit bleibt i. d. R. unberührt). C. Heiz- & Warmwasserkosten (HeizkostenV – formelle Darstellung) Getrennte Ausweisung von Heizung und Warmwasser in der Abrechnung. Angabe des Verbrauchsmaßstabs und der Aufteilung Grund-/Verbrauchskosten nach HeizkostenV (regelmäßig 30/70, 50/50, 70/30). Ablesewerte/Einheiten verständlich zuordnen (Wohnung/Erfassungsstellen). Hinweis: Verstöße gegen die HeizkostenV führen meist zu materiellen Konsequenzen (z. B. 15 %-Kürzungsrecht des Mieters), nicht zur formellen Unwirksamkeit der Gesamtabrechnung.